Księgowość w małej firmie – prowadzić ją samemu czy też zlecić biuru rachunkowemu?

Założenie własnej działalności gospodarczej i życiu na własny rachunek to duża dawka stresu, dla każdego młodego przedsiębiorcy przedsiębiorcy. Decyzja ta wiąże się również z wieloma dylematami, takimi jak wybór miejsca prowadzenia działalności, formy prowadzenia działalności (spółka czy też jednoosobowa działalność) czy też kwestia prowadzenia księgowości. Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się czy prowadzić księgowość samodzielnie i zaoszczędzić dzięki temu pieniądze, których na początku działania może nie być zbyt wiele czy zlecić prowadzenie księgowości do profesjonalnego biura rachunkowego. W poniższym artykule spróbuję przeanalizować wszystkie aspekty za i przeciw aby każdy przedsiębiorca mógł najkorzystniejszą dla siebie decyzję.

 

Samodzielne zarządzanie księgowością

Podstawowym rejestrem księgowym w większości małych firm będzie księga przychodów i rozchodów.  To raczej mało skomplikowana ewidencja, w której na podstawie dokumentów księgowych takich faktury i rachunki, księguje się sprzedaż oraz wydatki w firmie. Na podstawie rachunków księgi wyliczane są podatki, które należy zapłacić. Jak to wygląda w praktyce? Do programu księgowego ręcznie wprowadzamy dokumenty przychodowe (wystawione przez Nas faktury) oraz kosztowe (wszystkie rachunki). System na ich podstawie wylicza nam należne do opłacenia podatki. Rola przedsiębiorcy sprowadza się do wystawiania i wprowadzania dokumentów księgowych do specjalnego programu. To właśnie na podstawie tych dokumentów prowadzone prowadzona jest cała księgowość w postaci księgi i ewidencje. W zasadzie każdy dostępny program księgowy posiada również opcję generowania deklaracji podatkowych, które należy wysyłać do urzędów. Sama obsługa systemu nie powinna sprawiać większych kłopotów, ponieważ z reguły są one bardzo proste i intuicyjne. System sam automatycznie księguje dokumenty, wystarczy wprowadzić wszystkie dane, które są zawarte na dokumencie. Należy jednak pamiętać nie tylko o wprowadzenie samych dokumentów, ale również o dodatkowych elementach jak np. ewidencja środków trwałych. To może przysporzyć trochę więcej problemów. Do prowadzenia sprawnej księgowości samodzielnie, należy również poznać, które koszty możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pozwoli to na duże oszczędności podatkowe. Jakie są największe zalety i wady samodzielnego prowadzenia księgowości? Podstawową zaletą będzie oszczędność pieniędzy, którą zapłacilibyśmy za księgowość. Wprawdzie nie są to duże kwoty, ale na początkowym etapie działania firmy mogą stanowić drobną oszczędność. Drugą niewątpliwą zaletą jest łatwiejsze monitorowanie własnych finansów. Jeśli każdą zapłaconą fakturę będziemy musieli zaksięgować w specjalnym programie, będziemy mieli od razu jak na tacy ile pieniędzy wydajemy i na co. Może to zwrócić uwagę na przesadne wydatki i pozwoli szybciej zareagować. Jakie są minusy? Przede wszystkim zajmuje to cenny czas. Zanim dojdziemy do wprawy, każde zaksięgowanie faktury czy też rachunku zajmie Nam chwilę, a w biznesie liczy się każda minuta. Dodatkowy czas poświęcimy również na dokształcanie się w kwestii szybko zmieniającego się prawa podatkowego i  prawa rachunkowości. Branża ta wymaga stałego śledzenia przepisów, ponieważ za błędy w zeznaniach i dokumentach finansowych grożą wysokie kary. Dodatkowo samodzielne prowadzenie księgowości naraża Nas na błędy w zestawieniach, a często również płacenie wyższych podatków przez niezaksięgowanie wszystkich kosztów.

Księgi prowadzi biuro rachunkowe

Przedsiębiorcy, którzy nie chcą samodzielnie zajmować się rozliczeniami Swojej firmy, powinni przekazać księgowe obowiązki profesjonalnemu biuru rachunkowemu. To gwarancja oszczędności czasu i dużej dawki stresu, a często szansa na zapłacenie mniejszego podatku dochodowego przez odpowiednie tworzenie kosztów. Zlecenie księgowości do biura rachunkowego wiąże się z pewnymi kosztami, ale daje gwarancję prawidłowego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów firmy. W przypadku błędu popełnionego przez biuro rachunkowe, mamy prawo ubiegać się o odszkodowanie – biura rachunkowe mają obowiązek ubezpieczenia OC. Dzięki doświadczeniu takiego biura, mamy szansę zapłacić niższy podatek dochodowy, przez odpowiednie umieszczenia faktur w kosztach uzyskania przychodu. Profesjonalne biuro rachunkowe nie tylko odpowiada za księgowość, ale również często jest realnym partnerem w biznesie. Jakie są więc największe zalety współpracy z biurem rachunkowym? Przede wszystkim oszczędzamy czas, który można przeznaczyć na operacyjne prowadzenie firmy. Nie poświęcamy go do przesiadywania przed programem księgowym, ani studiując najnowsze zapisy prawa rachunkowego. Dodatkowo biuro rachunkowe reprezentuje Nas przed urzędami, a dzięki kontaktowi z specjalistami, unikamy błędów w zestawieniach księgowych, które mogą Nas kosztować wiele stresu i pieniędzy, dużo większych niż przeznaczamy miesięcznie na wynagrodzenie biura rachunkowego.